Bagaimana Menghindari Email yang Overload (Kepenuhan)

Dalam perkembangan dunia yang semakin mengarah ke integrasi dunia digital, penggunaan email dalam bisnis merupakan sesuatu yang sangat umum. Bahkan PG sendiri sering melakukan bisnis hanya dengan berkirim email.

Semakin berkembangnya bisnis kamu, maka akan sulit menghindari penuhnya folder email dengan berbagai macam email terkait berbagai urusan bisnis ataupun keperluan lainnya. Kamu perlu melakukan pengaturan email sekaligus menghindari agar jangan sampai akun email kamu kepenuhan gara-gara tidak memperhatikan kapasitas email.

 

Sebelumnya PG pengen cerita sedikit. Pertama kali PG menyadari bahwa PG perlu untuk melakukan re-organisasi terhadap akun email PG adalah ketika inbox PG penuh sesak dengan email yang belum dibaca, karena banyaknya keperluan, sekaligus juga banyaknya urusan bisnis. Bila semakin malas, pastilah tumpukan email tersebut bertambah lagi.

Melihat beberapa halaman email dalam akun yang belum dibaca pastilah bikin stress! PG ingin sekali agar jangan sampai email yang belum terbaca terlantar sampai beberapa halaman. Karena itu PG memulai kegiatan pengaturan ulang kebiasaan email PG dengan cara sebagai berikut:

Bagaimana Menghindari Email yang Overload (kepenuhan)

Buat Folder Berdasarkan Proyek

Pertama-tama PG membuat folder-folder berdasarkan proyek. Misalnya, Proyek artikel, proyek pembuatan situs, dan sebagainya. Dalam masing-masing folder, PG membuat subfolder untuk tiap bulan, diberi label berdasarkan bulan dan tahun.
Bagaimana memanfaatkan folder-folder ini? Nah secara reguler, PG melakukan tindakan sebagai berikut terhadap email yang baru datang:

  1. Jika email tidak memerlukan tindakan (seperti membaca ulang), PG langsung memindahkannya ke folder yang sesuai
  2. Bila email tersebut penting – berarti memerlukan tindak lanjut atau membaca lebih mendalam serta mungkin membalasnya – maka PG membiarkannya tetap di inbox sampai sempat membaca atau membalasnya. Bila sudah diambil tindakan terhadap email tersebut, baru PG memindahkannya ke folder terkait.
  3. Jika Email berisi informasi yang PG butuhkan, tapi tidak memerlukan tindakan, maka langsung PG memindahkannya ke folder yang terkait dengan segera. Kalau bisa folder khusus untuk tipe email semacam ini.
  4. PG meluangkan waktu sekali seminggu untuk mengatur email yang ada di inbox dan juga melakukan tindakan terhadap email yang memerlukan tindak lanjut.
  5. Setelah setahun, PG berupaya menghapus email yang tidak diperlukan.

Metode pengorganisasian lain, yang terinspirasi dari metode manajemen kantor untuk penataan dokumen file fisik berupa kertas, adalah membuat 31 folder, memberi label secara numerik, dengan masing-masing angka mewakili tanggal (hari) dalam satu bulan. Dibandingkan membuat daftar to-do harian, kamu bisa memasukkan email tersebut beserta reminder (serta kartu ucapan selamat ulang tahun, dan juga tagihan yang harus dibayar, dan sebagainya) dalam folder yang terkait dengan tanggal tertentu. Ketika tanggal tersebut tiba, maka kamu tinggal membuka folder dan melaksanakan tugas apapun yang ada di dalamnya.

 

Hilangkan ‘Kecemasan’ Email

PG tidak bermaksud mengusulkan sistem folder-31-hari tersebut. Sistem tersebut bekerja dengan baik untuk PG karena PG cenderung mengingat hal-hal yang aktual alias ketika sudah dekat saja. Hehe…

Sebagai tambahan, PG juga menghabiskan beberapa menit tiap akhir minggu untuk mengatur inbox PG.
Secara keseluruhan, metode ini memang bertujuan untuk memberikan kenyamanan. Dengan melihat informasi yang rapi, PG merasa lebih tenang dalam mengorganisirnya.

Tapi kadang orang lain memang malah merasa cemas harus mengatur banyak folder, atau memenuhi ‘deadline’ yang begitu dekat. Tapi PG yakin kamu akan lebih produktif bagi bila melihat email yang belum dibaca hanya terdiri atas satu halaman. Apapun cara yang kamu yakini, yang penting bisa membuat kamu nyaman dengan metode tersebut. Tidak perlu sempurna setiap hari, hanya saja tetap menjaga agar tetap pada jalurnya – itu sudah cukup!

Hal yang penting dari artikel ini adalah:

  1. Melakukan manajemen email akan menjadikan aktivitas online kamu lebih mudah dan lebih baik
  2. Dalam mengembangkan prinsip-prinsip penanganan email, berfokuslah pada ‘membentuk kebiasaan’ dan tidak perlu melakukannya dengan cepat serta sempurna
  3. Pertimbangkan bagaimana kamu harus menangani email harian, mingguan, dan bulanan, juga seberapa sering kamu akan mengarsipkan (memindah ke ‘archive’) data email yang ada.
  4. Temukan apa yang menjadikan kamu gelisah dalam manajemen email ini dan buatlah kebiasaan untuk mencegahnya terjadi

Semoga artikel ini bermanfaat untuk sobat PG semuanya…


Baca ini juga :

Punya Pertanyaan atau Komentar?

Jika kamu memiliki pertanyaan atau tanggapan mengenai artikel ini, silahkan tinggalkan komentar kamu disini

  • saya suka kalimat ini “Berfokuslah pada ‘membentuk kebiasaan’ dan tidak perlu melakukannya dengan cepat serta sempurna”
    setuju dengan artikel ini. saya sendiri terbiasa membuat folder pada mail client untuk memudahkan pengarsipan email. keep sharing PG ^^