12 Tips untuk Menjadikan Kantor Virtual Lebih Produktif

Di era teknologi modern seperti saat ini, kantor virtual bukanlah hal yang aneh lagi. Banyak usaha kecil dan menengah yang memanfaatkan kantor virtual untuk menjalankan sistem bisnisnya. Selama ini PG juga menggunakan kantor virtual untuk menyediakan artikel yang bermanfaat kepada kamu setiap hari. Ini artinya team PG bekerja secara remote dari tempat yang berjauhan. Jika saat ini kamu sedang memulai usaha yang menggunakan kantor virtual, berikut ini 12 tips untuk menjadikan kantor virtual kamu lebih produktif:

12 Tips untuk Menjadikan Kantor Virtual Lebih Produktif

 

1. Ciptakan “Ruang Khusus” untuk Berkomunikasi

Komunikasi antar team sangatlah penting, apalagi jika lokasinya berjauhan. Koordinasi harus terus dilakukan agar sistem bisa berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Untuk masalah yang satu ini, sebaiknya hindari berkomunikasi lewat email.

Berkomunikasi lewat email memang simple dan mudah, tetapi email komunikasi kamu akan tercampur dengan berbagai email lainnya, mulai dari spam, penawaran, email lain, bahkan email scam dari Pangeran Afrika.

Kamu bisa membuat forum khusus sebagai tempat komunikasi antar team kerja kamu. Banyak kog forum open source yang bisa kamu manfaatkan, seperti MyBB, PHPBB, atau SMF.

2. Lakukan “Meeting” Secara Rutin

Meeting juga penting dilakukan untuk melakukan koordinasi atau membahas suatu permasalahan. Pastikan setiap anggota team bisa “datang” meeting tepat waktu.

3. Gunakan Video Chat saat Meeting

Saat meeting, terutama ketika membahas masalah yang cukup berat, sebisa mungkin gunakan Video Chat. Berbicara secara langsung akan lebih mudah dimengerti daripada harus mengetik chat yang panjang dan seringkali sulit dimengerti. Ini juga penting untuk mengurangi miskomunikasi.

Jika jumlah anggota team kamu masih dibawah 10 orang, kamu bisa memanfaatkan fitur Google Hangout yang ada di Google+. Kamu juga bisa memanfaatkan ooVoo yang saat ini bisa melakukan video call hingga 12 orang secara bersamaan.

4. Aktifkan IM Saat Jam Kerja

Ada baiknya jika setiap team kamu mengaktifkan instant messenger mereka saat jam kerja. Instant Messenger favorit PG adalah Yahoo Messenger. Ini penting sebagai pengganti “ruangan”. Dengan IM yang terus aktif, setiap team bisa serasa berada dalam satu ruang dan saling berdekatan. Pengen apapun, tinggal BUZZ dan beres! :D

5. Sediakan Group Chat

Membuatkan Group Chat dan memasukkan setiap anggota team kedalamnya juga merupakan hal yang penting. Kamu bisa membuat group untuk team A, team B, atau grup global. Untuk urusan yang satu ini, PG memanfaatkan Group Whatsapp dan menginvite setiap anggota team sesuai dengan divisinya masing-masing.

6. Saling Tukar Nomor HP

Pastikan setiap anggota team memiliki nomor HP anggota lainnya. Ini penting ketika ada hal yang darurat dan yang bersangkutan tidak online, anggota lain bisa dengan mudah menghubungi melalui SMS atau telepon.

7. Berbagi File dan Dokumen

Ini adalah hal yang cukup penting bagi sebuah kantor virtual. Pastikan kamu memiliki sebuah ruang untuk saling berbagi file dan dokumen. Kamu bisa memanfaatkan layanan cloud storage seperti Dropbox atau Google Drive, dan menginvite anggota team yang berkepentingan kedalamnya. Pastikan juga kamu membuat folder yang simple dan terstruktur. Dengan begitu mereka bisa saling berbagi file dan dokumen yang dibutuhkan dengan mudah.

8. Berbagi Link dan Ide Penting

Jika kamu bergerak di bidang media publishing seperti PG, maka sediakan juga wadah untuk berbagi link dan ide penting. Jika satu team menemukan link atau ide menarik, mereka bisa saling berbagi dengan team lainnya dengan mudah. Untuk hal yang satu ini kamu bisa menggunakan Diigo.

9. Ciptakan Ruang Kerja Khusus di Rumah

Bekerja dari rumah adalah hal yang sangat menyenangkan. Kamu bisa bekerja tanpa perlu memusingkan kemacetan, perjalanan panjang, dll. Tetapi perlu diingat bahwa bekerja di rumah rawan menurunkan produktivitas. Baru bekerja sudah tergoda acara TV, tiduran santai, dll.

Untuk mengatasinya kamu perlu menyiapkan ruang kerja khusus di rumah. Ruang khusus itulah tempat dimana kamu harus fokus menyelesaikan setiap to-do-list yang ada.

10. Tunjukkan Kalau Kamu Sedang Kerja

Hal ini sangat penting bagi kamu yang bekerja dari rumah. Ketika kamu bekerja di rumah, seringkali keluarga atau orang lain menganggap kamu sedang tidak bekerja. Mereka sering menyuruh kamu melakukan hal-hal lain, padahal kamu sedang di tengah kesibukan kerja.

Untuk itu kamu perlu menunjukkan kepada mereka bahwa kamu sedang bekerja. Caranya bisa menggunakan ruang kerja khusus, menutup pintu dan ditulis “jangan ganggu”, atau bahkan hanya dengan menggunakan topi!

Yap..kamu bisa mengatakan kepada seluruh anggota keluarga, jika kamu sedang menggunakan topi itu..maka kamu sedang bekerja dan tidak bisa untuk diganggu. Hal ini penting agar fokus kamu tidak terpecah saat bekerja. Tidak lucu khan ketika kamu sedang video conference dengan klien penting dari US, eh tiba-tiba kamu dimarahi orang tua karena disuruh nyapu halaman :D

11. Lakukan Variasi!

Jangan melulu kerja dari rumah saja. Sekali-kali keluarlah untuk bekerja di Cafe, sembari menikmati harumnya Kopi Sumatra. Ini penting untuk menghilangkan kebosanan. Dengan melakukan variasi, kamu bisa meningkatkan produktivitas dan kreativitas kamu. Lagipula..itulah enaknya kerja secara remote khan?

12. Lakukan Pertemuan “Nyata”

Tidak ada yang lebih menyenangkan dari bertemu team secara nyata! Yup..jika memungkinkan, lakukan pertemuan nyata dengan setiap anggota team. Entah itu 6 bulan sekali atau 1 tahun sekali, hal itu tidak masalah. Kedekatan hubungan antar team sangat menentukan kesuksesan project yang digarap team tersebut.

Itu dia beberapa tips PG untuk menjadikan kantor virtual kamu lebih produktif. Ada saran lainnya? Langsung saja tuliskan di kolom komentar di bawah ini.


Baca ini juga :

Punya Pertanyaan atau Komentar?

Jika kamu memiliki pertanyaan atau tanggapan mengenai artikel ini, silahkan tinggalkan komentar kamu disini

  • Ian

    Terima Kasih Mas PG, ohh ya kita bisa ikut gabung Di team PG gak ya…