Konsep manajemen Getting Things Done (GTD) yang dipopulerkan oleh Robert Allen tengah digandrungi baik oleh para praktisi manajemen, maupun orang biasa yang ingin melakukan manajemen sederhana terhadap tugas dan kewajibannya. Dasar dari konsep ini adalah bahwa seseorang perlu untuk memindahkan tugas ‘keluar’ pikirannya dengan cara mencatat secara eksternal, jadi pikiran akan bebas untuk mengingat tugas yang perlu diselesaikan. Tingkat lanjut aplikasi konsep ini adalah mencatat detil tugas pada sebuah agenda atau berbagai peralatan pembantu manajemen lainnya. Inilah yang lalu menjadikan peralatan pembantu pencatat atau yang populer dengan istilah To Do List menjadi sangat nge-trend.
Seiring dengan berkembangnya teknologi, hampir semua smartphone terbaru memungkinkan kamu untuk menginstall aplikasi yang fungsinya seperti agenda untuk mengingatkan kamu jadwal kegiatan yang perlu dilakukan. Untuk platform Android, salah satu aplikasi yang memungkinkan kamu mencatat rencana kegiatan, proyek, dan aktivitas dengan detil sebagaimana yang disarankan Robert Allen adalah Ultimate To Do List.
Aplikasi ini tampil sederhana, tapi detil dan mudah untuk dipergunakan. Ketika pertama kali masuk setelah diinstall ke dalam Android kamu, akan muncul interface yang menanyakan apakah kamu ingin mensinkronkan aplikasi ini dengan Toodledo, Google Task, atau menjalankan aplikasi ini secara offline. Menurut saya, tidak ada salahnya kalau mensinkronkan jadwal kamu dengan salah satu fasilitas online di atas. Karena utamanya aplikasi ini berjalan secara offline di perangkat Android kamu.
Interface dari Ultimate To Do List menampilkan opsi All Task, Hotlist, My Views, Notes, Due Today/Tomorrow, Overdue, Starred, dan Recently Complete, serta metode Sort (mengurutkan) seperti By Status, Folders, Context, Tags, Goals, dan Locations. Di bar bagian bawah terdapat ikon yang mewakili Add a Task, Add a New Note, What are you looking for?, synchronization, setting, dan help and support.
Untuk mencatat tugas atau proyek baru, kamu cukup tap pada ikon add a task di bagian bawah paling kiri. Disitu kamu dapat mencatat kapan proyek kamu akan dimulai, kapan akan selesai, memberikan catatan terhadap proyek serta men-set reminder (pengingat) untuk proyek tersebut. Dengan catatan yang detil dan lengkap ini, kamu sekaligus akan meringankan beban otakmu untuk mengingat berbagai detil tugas yang perlu kamu lakukan.
Untuk menyimpan tugas atau proyek, kamu bisa men-save catatan tersebut di folder tertentu. Saran saya, buatlah folder-folder tersendiri untuk mengelompokkan jenis tugas kamu yang termasuk kepentingan pribadi dan pekerjaan. Orang Barat bilang: don’t mix business and pleasure. Jangan campurkan bisnis dan urusan pribadi. Ini akan membantu kamu menjadwalkan tugas-tugasmu.
Jadwal dan catatan kegiatan yang kamu masukkan akan ditampilkan berdasarkan due date atau kapan deadline tugas tersebut. Ini akan memudahkan kamu untuk memilih mana yang harus kamu lakukan lebih dulu. Selain itu, warna-warna bar tipis di sebelah kiri catatan menunjukkan tingkat prioritas dari aktivitas tersebut. Kamu bisa mengelompokkannya berdasarkan none, negative, low, medium, high, dan top. Pengelompokan prioritas ini bisa menjadikan kamu cepat memilih tugas mana yang perlu didulukan bila ada dua atau tiga tugas dalam waktu dekat yang perlu diselesaikan.
Bila catatanmu sudah terlalu banyak, kamu bisa mencari catatan kegiatan tersebut berdasarkan tag yang kamu sematkan. Ini akan membantu kamu menemukan dengan cepat catatan tertentu beserta detilnya.
Benar kan? Ultimate To Do List adalah aplikasi sederhana nan lengkap! Saya yakin bila kamu memerlukan agenda pencatat aktivitas, maka aplikasi ini bisa dijadikan salah satu pilihan utama.
Kamu bisa mendapatkan Ultimate To Do List di:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.customsolutions.android.utl
Jika kamu belum memiliki device Android, kamu bisa mencoba web aplikasi gratis yang juga dibuat berdasarkan konsep Getting Things Done yaitu TimeGT.
Jangan lupa klik like, tweet, atau plus one untuk artikel ini. Bagikan juga artikel ini kepada teman-teman lain yang punya kecenderungan melakukan pekerjaan dengan jadwal yang padat dan mobilitas tinggi. Aplikasi ini pasti akan membantunya!